Каждая компания проходит разные этапы своей жизни. Некоторым не удается преодолеть сложные времена и приходится закрываться. В этом случае руководителя и ликвидационную комиссию ждет очень большой объем работ. Одним из важных этапов сложного и длительного процесса ликвидации считается передача документов в государственные архивные фонды.
Этот шаг вызывает много вопросов, в особенности в связи с тем, что требования к оформлению дел, принимаемых в архив сложны, мало кому удается с первого раза оформить все правильно. Именно поэтому многие руководители решают, что проще обратиться к профессионалам, которые не раз проводили эти работы и способны успешно справиться с ними.
Какие документы нужно сдавать в государственные архивные фонды?
Прежде всего, это весь набор бумаг, связанных с личным составом организации:
- приказы — о приеме, переводе, поощрении, увольнении и т.д.;
- трудовые договоры и договоры подряда;
- личные карточки Т-2;
- лицевые счета или расчетные ведомости.
Зачем нужна передача документов в госархивы?
Для того, чтобы люди, работающие на вашу компанию когда-либо, в будущем смогли подтвердить этот факт. Например, это может пригодиться при начислении пенсии или решении других подобных вопросов.
Нужны ли еще какие-то документы?
Да, ряд бумаг потребуется для того, чтобы оформить научно-справочный аппарат фондообразователя. Для этого не обязательно предоставлять оригиналы, подойдут и копии.
В этот список входят:
- устав;
- решения и протоколы о создании, переименовании, изменении юридического адреса, ликвидации организации;
- свидетельства ОГРН, ЕГРЮЛ, ИНН, КПП и т.д.
Куда сдавать документы?
В каждом городе есть свои архивы, куда необходимо передавать эти бумаги на хранение. Например, в Санкт-Петербурге это Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).
Процесс передачи документов
В самой по себе передаче бумаг в архив нет ничего сложного. Основные трудности составляет подготовка. Необходимо провести грамотную, полноценную архивную обработку документов и, что очень важно, правильно оформить все.
Затем следует непосредственная передача документов, после чего на руки выдают Акт приема передачи документов на государственное хранение с присвоением фонду ликвидируемой организации собственного номера, указанием крайних дат и количества переданных дел.
Именно из-за этого этапа — длительной и непростой обработки, рекомендуем обращаться за этой услугой к профессионалам, так как справиться с задачей самостоятельно с первого раза и без подготовки практически нереально.