В древности для передачи новостей существовало несколько способов — дым костра, сигнальный огонь, устное сообщение. Для передачи важных сообщений также посылали пеших и конных гонцов. С появлением письменности такие гонцы стали доставлять письма. На Руси уже в X в. существовал «повоз» — особая повинность населения выставлять лошадей с повозками для княжеских гонцов.
В XIII в. была организована ямская гоньба (от слова «ям» — название селения, где жили ямщики): гонцы скакали от одного населенного пункта к другому, передавая сообщение друг другу как эстафету. Спустя еще 300 лет на Руси появился Ямской приказ — специальная служба, доставлявшая сообщения в разные концы страны. В 1665 г. были открыты первые регулярные почтовые маршруты (из Москвы в Ригу). С учреждением в 1782 г. Почтового департамента ямские дворы стали называть почтовыми станциями.
В XVI—XVIII вв. письма доставляли почтовые кареты. С 1830 г. на смену каретам стали приходить железные дороги, по которым пошли первые почтовые вагоны. С 1840 г. стали применять почтовые марки.
В 1878 г. был образован Всемирный почтовый союз, в который вошла и Россия. В том же году была заключена Всемирная почтовая конвенция, регулирующая обмен корреспонденцией.
На современных почтамтах письма обрабатываются на машинах, образующих автоматическую линию. Вначале их сортируют по размерам на разборочной машине. Автоматические измерители проверяют геометрические размеры писем (высоту, длину, толщину) и вес. Стандартные письма размерами 162Х 114 мм собирают в специальные кассеты, нестандартные машина отделяет для ручной обработки. С введением в нашей стране нового стандарта на почтовую корреспонденцию число нестандартных отправлений значительно уменьшилось.
Из кассет письма поступают в лицовочно-штемпелевальную машину, которая укладывает их при помощи фотоэлементов в одинаковое положение — адресом кверху, чтобы марка была в правом верхнем углу, и штемпелюет — наносит оттиск календарного штемпеля гашения марки. Затем письма едут по конвейеру в сортировочную машину. Здесь их сортируют по областям, крупным городам, по предприятиям связи. Если сортировочная машина полуавтоматическая, то адрес на конверте читает оператор, после чего он нажимает нужную кнопку и письмо попадает в определенное отделение сортировочной машины — в клетку-накопитель. Если машина автоматическая, а таких машин становится все больше, — область страны, куда адресовано письмо, определяется по почтовому индексу, стандартные цифры которого мы пишем в левом нижнем углу конверта.
Автоматическая сортировочная машина работает очень быстро, за час она сортирует около 20 тыс. писем.
Письма упаковывают в контейнеры и отправляют на железнодорожную станцию или в аэропорт. В почтовых вагонах письма проходят дополнительную сортировку по станциям назначения, где их выгружают из поезда и на почтовых автомобилях развозят по отделениям связи. На письма ставят штемпель с указанием даты и пункта прибытия, и почтальоны доставляют их в жилые дома и учреждения.
Кроме писем почта принимает посылки, бандероли, денежные переводы. Сортировочная машина обрабатывает до 1500 посылок в час, а почтово-кассовые машины «Онега» в 1,5—2 раза облегчают и ускоряют работу почтовых служащих по приему денежных переводов и бандеролей.